Contabilidade: ciência do controle

Observa-se, na economia atual, a ocorrência de sucessivas mudanças nos ambientes interno e externo das organizações, obrigando-as a se adaptarem para que consigam permanecer competitivas no mercado. Diante dessa realidade, surge a necessidade de criação de um sistema que auxilie o controle administrativo das atividades da empresa. Fábio Besta, contabilista italiano nascido em 1845, defendia que o principal objetivo da contabilidade é o controle dos fatos econômicos. Segundo Besta, é através do controle que tudo se torna relevante e se faz necessário o estudo das suas causas e efeitos.

Uma das ferramentas mais importantes para o controle de uma empresa é o controle interno, o qual, dentre seus objetivos, busca: proteger os bens da organização de fraudes, erros e prejuízos; assegurar a confiabilidade dos dados contábeis (que serão utilizados na tomada de decisões) e melhorar a eficiência operacional da empresa. Verifica-se que o controle interno também abrange, além dos aspectos contábeis e financeiros, os aspectos operacionais da organização. A importância do controle interno pode ser entendida a partir do momento em que se verifica que é ele que pode garantir a continuidade do fluxo de operações com as quais convivem as empresas, assim a contabilidade dos resultados gerados por tal fluxo assume vital importância para os empresários que se utilizam dela para a tomada e decisões (CREPALDI, 2004).

Os controles internos são aqueles relacionados com a proteção do ativo e a validade dos registros contábeis (IBRACON, 1996, p. 51). A finalidade dos controles internos é fornecer à contabilidade dados corretos, que possibilitem a escrituração exata dos fatos ocorridos e que, portanto, evitem erros e desperdícios. O controle interno aplicado e monitorado de forma contínua dentro da organização tem o efeito preventivo sobre os procedimentos por ela adotados.

Em uma empresa, o controle interno representa os procedimentos ou rotinas cujos objetivos são proteger os ativos, produzir os dados contábeis confiáveis e ajudar na condução ordenada dos negócios da empresa, representando os controles contábeis e administrativos de maneira clara e prática. Segundo Crepaldi (2004), “o controle interno gira em torno dos aspectos administrativos, que influenciam diretamente sobre os aspectos contábeis, assim é preciso considerá-los conjuntamente para determinar um aspecto de controle interno adequado”.

Segundo Oliveira, Perez Jr. e Silva (2002), a importância dos sistemas contábil e de controles internos pode ser resumida considerando os seguintes fatores:

• Tamanho e complexidade da organização: Normalmente, as maiores empresas possuem uma organização estrutural mais complexa. Para que o controle das operações seja eficiente, a administração necessita de relatórios e análises corretas, que reflitam a situação real das transações da empresa;
• Responsabilidades: A responsabilidade pela proteção dos ativos da empresa e pela prevenção e descoberta de erros ou fraudes é da administração. A manutenção de um sistema de controle interno adequado é indispensável para que as responsabilidades sejam executadas corretamente;
• Caráter preventivo: Um sistema de controle interno que funcione adequadamente constitui a melhor proteção para a empresa contra fraquezas humanas. Para que haja um bom controle interno, as rotinas de verificação e revisão são características necessárias, pois reduzem a possibilidade de erros ou fraudes escondidas, permitindo à administração ter maior confiança nas informações e demais dados gerados pelo sistema.

Ainda segundo os autores Oliveira, Perez Jr. e Silva (2002), o controle pode ser entendido como a última etapa de um processo administrativo e consiste em:

• Comparar a realidade com o previsto;
• Identificar os desvios (se houver) e analisar as causas desses desvios;
• Implantar medidas corretivas que visem garantir a continuidade e a integridade da empresa.

Em resumo, os controles internos são compostos de três principais etapas:

1. Previsão das tarefas: fase do planejamento e da programação;
2. Execução dessas tarefas: fase da operacionalização ou da execução;
3. Mensuração: fase de análise e avaliação dos resultados obtidos.

Conforme Cavalcanti (1996), “os controles internos se dividem em duas categorias”:

a)    Controles administrativos: compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos relacionados à eficiência operacional da empresa e às suas políticas, diretrizes e relatórios; relacionam-se apenas indiretamente com as demonstrações contábeis.

b)    Controles contábeis: compreendem o plano de organização e procedimentos pertinentes à proteção do ativo da empresa, garantindo a validade das contas e dos relatórios financeiros; relacionam-se diretamente com o patrimônio e com os registros e demonstrações contábeis. O objetivo dos controles contábeis é registrar as transações (quando necessário), permitindo a elaboração periódica de demonstrações financeiras e a manutenção do controle contábil sobre todos os ativos da empresa.

Os controles internos contábeis estão direcionados ao desenvolvimento de procedimentos que protejam os ativos e as informações fidedignas geradas pela contabilidade. Os controles internos administrativos promovem a vigilância gerencial, bem como o respeito e a obediência às políticas administrativas.

Do exposto, evidencia-se a função da contabilidade como instrumento de controle administrativo. Um sistema de contabilidade que não esteja apoiado em eficiente controle interno pode ser inútil, pois não é possível confiar nas informações contidas nos relatórios.

Autores: Frederico Amaral e Naian Calaes

Referências:

<http://www.portaleducacao.com.br/contabilidade/artigos/52358/importancia-do-controle-interno#ixzz32TZv2Tdr>. Acessado em 20/05/2014.

Revista de Administração Nobel, Nº 03, p. 33-44, jan./jun.2004. REZENDE, Suely Marques; FAVERO, Hamilton Luiz. “A importância do Controle Interno dentro das organizações”. Artigo.